Описание вакансии: Специалист по документообороту

Обязанности:

Регулярно выполняемые обязанности:

• Учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизация и хранение проектных документов, с формированием реестра документации.
• Контроль над своевременным исполнением документов, выдача необходимых справок по зарегистрированным документам.
• Прием, регистрация и отправка корреспонденции в структурные подразделения компании, отправка проектной и исполненной документации по адресатам. Контролировать получение документации и информации адресатом.
• Осуществляет ежедневное обновление информации в реестрах документов и системе хранения.
• Проверяет соответствие всей обрабатываемой информации требованиям Заказчика (в части требований по документообороту – комплектность, оформление, структура предоставления и т.д.).
• В соответствии с резолюцией руководителей Компании передавать документы на исполнение, загружать в Систему Электронного Документооборота (при необходимости). Контролировать актуальность вносимой в СЭД документации и информации.
• Поддержание справочного аппарата по документам, обеспечение их удобного и быстрого поиска.
• Обеспечивать сохранность подконтрольной документации.
• Контроль оформления документов в соответствии с процедурой документооборота.
• Подготовка отчетов по Документообороту и выполненных задач.

Обязанности, выполняемые по мере необходимости:

• Разработка и согласование процедуры документооборота.
• Разработка и внедрение реестров проектной документации в соответствии с процедурой документооборота.
• Готовить и сдавать в архив компании документальные материалы, журналы и реестры, компьютерные базы данных, электронные накопители с контролируемой документацией законченного делопроизводства, составлять описи дел, передаваемых на хранение в архив.
• Выдавать образцы заполнения и бланки документов.
• Сканировать, размножать, копировать материалы необходимые для работы смежных и заинтересованных отделов и Руководства Компании.
• Сканирование, размножение, печать документов входящих в сформированное дело.
• Своевременно исполнять особые служебные поручения непосредственного руководителя.
• Составление и подписание акта приема-передачи проектной документации подрядчикам и прочим участникам проекта при необходимости.

Требования:

• Образование – высшее / средне специальное техническое (предпочтительно в области проектирования).
• наличие опыта работы по документообороту на проекте (предпочтительно на проектах строительства).
• Свободное владение на уровне продвинутого пользователя ПО MS Office, преимущественно MS Excel.
• Свободное владение орг. техникой.
• Навыки и практический опыт работы с системами электронного документооборота (1С, Lotus и т.д.).
• Предпочтительно знание английского на уровне intermediate.
• Коммуникативность, умение доносить информацию в письменной и устной форме, настойчивость и системность – умение поставить исполнителю/подрядчику четкие требования, контроль их исполнения и получения необходимо информации.

Условия:

• Проектный офис в г. Алматы
• График 5/2, с 09:00 до 18:00.
• Возможны командировки в период СМР

• Зарплата: Не указана
• Город: Алматы
• Адрес: Не указан
• Координаты: Не указаны
• Наличие авто: Нет
• Удаленная работа: Нет
• Пол: Не указан
• Опыт: Не указан
• Занятость: Полная
• Налоги: Не указаны
• Минимум GPA: Не указаны



Контакты

• AltynEx Company altynexcompany@beam.kz

Информация о компании

• Название: АО AltynEx Company
• БИН:
• Сайт: http://altynex.com/
• Описание:

  AltynEx Company - это одна из ведущих компаний по добыче золота в Казахстане.